Kuvituskuva
Johdanto
Pikaopas
Käyttötapauksia

1. Johdanto

Nämä käyttöohjeet ohjaavat Siilon peruskäyttöön. Ohjeista löydät pikaoppaan, jossa on dokumentoituna aloittamisen kannalta tärkeimmät toiminnot sekä asetukset. Lisäksi käyttöohjeissa on lueteltuna paljon mahdollisia kysymyksiä ja käyttötapauksia. Käyttöohje on kirjoitettu nimenomaan näiden kysymysten kannalta.

Kappale laajentuu klikkaamalla sen otsikkoa, ja samalla tavalla sen saa kutistumaan. Ohjeen alalaidassa on painike josta kaikki sivut saa auki esimerkiksi tulostusta varten.

Siilon tärkeimmät painikkeet:



2. Pikaopas käytön aloittamiseen

2.1 Asiakas

2.1.1 Asiakkaan lisääminen

Uusi asiakas lisätään valitsemalla Asiakkaat -valikosta Uusi Henkilöasiakas, tai Uusi Yritysasiakas. Valinnan jälkeen aukeaa kentät, joihin uuden asiakkaan tiedot täytetään. Pakollisia kenttiä ovat ainoastaan henkilön tai yrityksen nimi. Jos asiakasnumero jätetään tyhjäksi, asettaa Siilo sen järjestyksessä seuraavaan vapaaseen numeroon.

Tärkeitä täytettäviä kenttiä ovat tulosyksikkö, alue sekä yhteystiedot. Alueita voidaan lisätä ja muokata Siilon asetuksista. Tulosyksikkö sekä yhteystiedot ovat tärkeitä täyttää laskutusta varten. Siilo valitsee automaattisesti katuosoitteen laskutusosoitteeksi, mikäli sellaista ei erikseen ole määritetty. Alueen täyttäminen tarvitaan, jotta Siilo osaa löytää työntekijän työtehtävään oikealta alueelta.

Asiakkaan tilan voi vaihtaa tässä vaiheessa kohtaan "Potentiaalinen" tai "Nykyinen". Asiakkaan tila vaikuttaa hakutuloksiin. Siilo osaa lähettää automaattisia tekstiviestejä sekä sähköposteja. Tämän toiminnon käyttöön vaaditaan matkapuhelinnumero sekä sähköpostiosoite.

Tarvittavien tietojen täyttämisen jälkeen Tallenna -painikkeesta hyväksytään luotu asiakas. Tallennuksen jälkeen uusi asiakas löytyy Asiakkaat -valikon kohdasta Hae.

2.1.2 Asiakkaan muokkaaminen

Asiakkaat -valikon Hae -toimintoa käytetään luotujen asiakkaiden hakemiseen. Hakukriteereitä joista valita on monia, mutta oletusvalinnoilla haku tuo kaikki yrityksen nykyiset asiakkaat näkyville. Asiakasta napsauttamalla päästään käsiksi kyseisen asiakkaan tietoihin. Asiakkaan tiedot ovat seuraavissa välilehdissä:

  • Perustiedot
  • Yhteystiedot
  • Vaatimukset
  • Hinnat
  • Työvuorot
  • Kalenteri
  • Aktiviteetit
  • Kartta
  • Viestihistoria
  • Dokumentit

Perustiedot
Asiakkaan perustiedot ovat henkilötiedot sekä laskutustiedot.

Yhteystiedot
Yhteystiedoissa on tarkempaa tietoa asiakkaan yhteyshenkilöistä. Yritysasiakkaiden kontaktit on hyvä kirjata tänne. Yhteystietojen eri henkilöitä, kontakteja tai yrityksiä voidaan myös valita laskutettaviksi täältä.

Vaatimukset
Asiakaan vaatimukset tilattuun työhön kirjataan Vaatimukset -välilehteen. Lista mahdollisista ruksittavista vaatimuksista luodaan asetuksista. Näitä voi olla esimerkiksi kielitaito, hygieniapassi jne.

Yleisvaatimukset ovat asiakaskohtaisia, ja ne koskevat kaikkia kyseisen asiakkaan tilaamia työvuoroja. Tehtäväkohtaisia vaatimuksia voit myös luoda painikkeesta "+ Uusi Vaatimus". Tällöin erityisvaatimukset astuvat voimaan työntekijänvalinnassa kyseisen työtehtävän kohdalla.

Hinnat
Asiakkaille voidaan merkitä asiakaskohtaisia hintoja "Hinnat" -välilehdestä. Asiakkaan palvelusetelit sekä lahjakortit luodaan tällä välilehdellä.

Työvuorot
Työvuorot -välilehdeltä löydät kaikki asiakkaan tilaamat työvuorot. Toistuvat työvuorot ovat listattuna ensimmäisenä, yksittäiset alempana. Uuden työvuoron voit luoda asiakkaalle täältä. Asiakaskortin yläpalkista löydät tarvittavat linkit työvuoron luomiseen.

Työvuoron yksityiskohtaisemmat tiedot näet laajentamalla sen vuoron oikealla puolella olevasta nuolipainikkeesta. Muokkaaminen tapahtuu kynän kuvasta.

Kalenteri
Kalenteri -välilehti avaa kalenterinäkymän, josta näet asiakkaan tilaamat työvuorot sekä asiakkaan aktiviteetit kalenterinäkymässä.

Aktiviteetit
Asiakkaan aktiviteetit ovat koottuna tänne.

Kartta
Kartta -välilehti näyttää kartalla asiakkaan osoitteen.

Viestihistoria
Viestihistoriasta löydät kaikki asiakkaan välillä lähetetyt teksti- tai sähköpostiviestit.

Dokumentit
Dokumentteihin voi tallentaa kaikki asiakkaan kannalta tärkeät dokumentit.

2.2 Työntekijä

3.2.1 Työntekijän lisääminen

Uusi työntekijä luodaan avaamalla Työntekijät -valikosta Uusi TT. Valinnan jälkeen aukeaa kentät joihin työntekijän perustiedot täytetään. Työntekijän etu- ja sukunimi ovat pakollisia tietoja.

Työntekijän matkapuhelinnumero sekä sähköpostiosoite mahdollistavat automaattisten viestien lähettämisen työntekijälle työvuoroista.

Kun työntekijän perustiedot on tallennettu, voidaan työntekijälle tehdä tarkempia määrityksiä.

2.2.2 Työntekijän asetukset

Työntekijöille voidaan määrittää useita asetuksia, joista on hyötyä palkanmaksuun sekä työvuorojen kohdentamiseen. Perustietojen lisäksi työntekijän tiedoista löytyy:

  • Työsuhde
  • Hakemus
  • Soveltuvuus
  • Työvuorot
  • Viestihistoria
  • Kalenteri
  • Kartta
  • Käyttäjätunnus
  • Aktiviteetit
  • Dokumentit
  • Avaimet
  • Varusteloki


Työsuhde

Työsuhteen alta löytyy työntekijän työsuhteeseen liittyvät asetukset. Työntekijän tila kertoo työntekijän aktiivisuudesta. Tulosyksikkö valitaan laskutusta varten. Jos työntekijä on töissä, valitaan työsuhteen tilaksi nykyinen. Työntekijöiden haku näyttää oletusarvonaan nykyiset ja aktiiviset työntekijät. Työsuhteen lisävalinnoista voidaan valita työsuhteen tyyppi. Työntekijäryhmät määritellään Asetukset -sivulla. Näitä voi olla esimerkiksi myynti tai siivous.

Tilinumero, verotustiedot sekä palkkatiedot voidaan täyttää palkanmaksua varten. Verotustietojen kentät aukeavat painamalla hiirellä kyseisestä palkista. Työsuhteen tietoihin voi myös tallentaa voimassaolevan työsopimuksen.

Hakemus

Hakemustiedot voi täyttää työhakemuksen pohjalta rekrytointia varten.

Soveltuvuus

Soveltuvuuteen kirjataan työntekijän vahvuudet sekä työskentelyalueet, joiden avulla kohdennetaan työvuoroja. Rastittavat ruudut tälle sivulle määritetään asetuksissa. Soveltuvuuksien täyttämisen jälkeen työntekijähaku voidaan kohdentaa, vaikka kielitaidon tai tuotetuntemuksen mukaan.

Työvuorot

Työvuorojen alta löytyy kaikki kyseisen työntekijän työvuorot. Työvuoroista on helppo lähettää muistutuksia työntekijälle tai asiakkaalle Suorita -palkista. Työvuoron tietoja on helppo muokata oikealla puolella olevasta kynänkuvasta.

Viestihistoria

Viestihistoria on loki, johon tallentuu kaikki työntekijän Siilon välityksellä lähetetyt viestit.

Kalenteri

Työntekijän työvuorot näkyvät hänen henkilökohtaisessa kalenterissaan. Kun työvuoro on merkitty järjestelmään, näkyy se heti automaattisesti työntekijän kalenterissa. Kalenteriin on helppo merkitä poissaoloja painamalla halutun päivän kohdalta +lisää -painiketta. Poissaolon alku- ja päättymisajankohan voi muokata yhtä päivää pidemmäksi auenneesta näkymästä. Poissaolon syyksi voi valita sairasloman, palkattoman sairasloman, vuosiloman, poissaolon tai varattuna olemisen.

Kartta

Kartta avaa OpenStreetMap -näkymän, johon on merkitty työntekijän osoite, toistuvien työvuorojen asiakkaat sekä muiden työvuorojen asiakkaat seuraavan kuukauden ajalta. Kartasta on helppo nähdä työntekijän kulkemia etäisyyksiä.

Käyttäjätunnus

Käyttäjätunnuksen voit luoda työntekijälle välilehdestä "Käyttäjätunnus". Tunnuksen avulla käyttäjä voi kirjautua omaan käyttöliittymäänsä. Vanhan tunnuksen voit myös vaihtaa tai päivittää. Tunnuksen luomisen jälkeen Siilo voi lähettää käyttäjätunnuksen sekä automaattisesti generoidun salasanan työntekijälle tekstiviestinä.

Aktiviteetit

Aktiviteetteihin tallentuu työntekijän aktiviteetit, kuten asiakastapaamiset, palautteet tai muistutukset.

Dokumentit

Dokumentteihin voit tallentaa tiedostoja, kuten palkkakuitteja.

Avaimet

Avaimet -välilehdestä löytyy tiedot avaimienhallintaan. Mikäli työntekijä tarvitsee avainta, tai hänen hallussaan on avain jota tarvitaan muualla, löytyvät nämä tiedot täältä. Avaimia voidaan hallinnoida tai niiden siirtämisestä voidaan lähettää työntekijälle tekstiviestejä.

Varusteloki

Varustelokista voidaan seurata työntekijän varustesiirtoja. Mikäli haluatte käyttää tätä ominaisuutta, olkaa yhteydessä Integraliin.

2.3 Työvuorot

2.3.1 Uuden työvuoron luominen

Asiakkaan sivulta pääset luomaan uuden työvuoron klikkaamalla yläpalkista "Uusi työvuoro".

Työvuoro

Työvuoro luodaan täyttämällä seuraavat tiedot:

  • Valitse työtehtävä
  • Työvuoron ajankohta: päivämäärä ja kellonaika
  • Paina "Etsi" valitaksesi soveltuvan työntekijän
  • Mikäli työntekijän ja asiakkaan kanssa kaikki on sovittu, vaihda työvuoro tilaan "Sovittu"
  • Tallenna
Työvuoro

Työvuoron luotuasi voit määrittää muita työvuoron tietoja. Työvuorolla on välilehtinään:
  • Maksutiedot
  • Vaatimukset
  • Viestihistoria
  • Muutoshistoria
Maksutiedot -välilehdeltä löydät kaikki laskutukseen sekä palkanmaksuun liittyvät tiedot. Täältä voit määrittää työvuorolle prosenttialennuksen, lahjakortin käytettäväksi sekä varmistaa oikeat hinta- ja palkkatiedot. Vaatimukset-välilehdellä hallitaan soveltuvuuksia. Soveltuvuuksista kerrotaan tarkemmin myöhemmin (2.10 Soveltuvuus).

2.3.2 Toistuvan työvuoron luominen

Asiakkaan sivulta pääset luomaan uuden toistuvan työvuoron klikkaamalla yläpalkista "Uusi toistuva työvuoro".

Toistuva vuoro

Toistuva työvuoro luodaan täyttämällä seuraavat tiedot:

  • Valitse työtehtävä
  • Työvuoron aloituspäivä
  • Työvuoron toistuvuus (käynnit viikoittain, joka 2. viikko, joka 4. viikko jne.)
  • Kellonaika
  • Paina "Etsi" valitaksesi soveltuvan työntekijän. Työntekijän nimen vieressä olevat hakasulut kertovat, kuinka moneen vuoroon hän on vapaa.
  • Merkkaa "Luo heti vuorot"
  • Merkkaa "Valitse tulevat vuorot sovituiksi"
  • Tallenna

Toistuva vuoro

2.3.3 Yksittäisen työvuoron peruutus

Peruaksesi yksittäisen työvuoron, siirry asiakkaan Työvuorot -välilehdelle. Valitse haluamasi työvuoron kohdalta "Muokkaa" (kynä)

Peruminen

Tee seuraavat muutokset työvuoroon:

  • Vaihda tila: Peruutettu
  • Valitse peruutuksen syy
  • Lisätietoihin voit kirjata esimerkiksi kuinka vuoro peruutettiin
  • Näkymän alhaalta voit valita, kenelle ja miten Siilo ilmoittaa työvuoron peruutuksesta
Tallenna.

2.4 Käytettävyyskalenterin käyttö

Käytettävyyskalenterista löytyy työntekijän työvuorot sekä työvuorot joihin ei ole vielä kiinnitetty työntekijää. Työntekijöitä haetaan vasemmanpuoleisesta palkista hakukriteerit täyttämällä. Auenneessa kalenterinäkymässä vuoroja voidaan siirtää työntekijälle hiirtä vetämällä halutun ajankohdan yli. Jos varaamattomia työvuoroja on listassa, voidaan ne vetää hiirellä suoraan halutulle työntekijälle. Siilo päivittää vuoron tiedot automaattisesti.

Kalenterinäkymä

Kalenterinäkymä

Työvuoron pituutta voit muokata muuttamalla työvuoron palkin pituutta. Sovittuja työvuoroja voit siirtää työntekijältä toiselle. Työntekijän nimen perässä lukee hänen viikkotuntimääränsä.

2.5 Aktiviteetit

Aktiviteetti on tapahtuma tai muistettava asia. Siilossa voit kirjata aktiviteetteja, jotta palautteet, sovitut puhelut ja tapaamiset eivät unohdu. Siilon etusivulle aukeaa tulevaisuuden aktiviteettisi. Aktiviteetteja ovat:

  • Asiakastapaaminen
  • Case
  • Haastattelu
  • Hylätty työvuoro
  • Ilmoitus
  • Kokous
  • Muistutus
  • Muutospyyntö
  • Ota yhteyttä
  • Ota yhteyttä työntekijään
  • Palaute
  • Puhelinhaastattelu
  • Puhelu
  • Suunnittelukäynti
  • Työntekijätapaaminen
  • Yhteydenotto
Aktiviteetteja lisäät asiakkaalle asiakaskortin yläreunan pikavalinnoista "Uusi puhelu", "Uusi tapaaminen", "Uusi palaute", "Uusi muutospyyntö" tai "Uusi suunnittelukäynti". Työntekijällä on käytössään pikavalinta "Uusi haastattelu".

Yläpalkin Aktiviteetit-välilehdeltä pääset käsiksi kaikkiin tapahtuneisiin aktiviteettitietoihin. Täältä voit myös luoda uuden aktiviteetin kelle tahansa valitsemalla ylhäältä "+ Uusi".

2.6 Raportointi

Raportointi -välilehdeltä löydät kaikki siirtotiedostot sekä raportit mitä Siilo tarjoaa. Avaamalla välilehden esiin tulee vasemmalle lista raportteja. Näitä ovat mm. työntekijöiden tuntikirjaukset, lomaraportti sekä työntekijöiden palautteet. Raportit -> Tiedonsiirrot -välilehdeltä voit luoda laskutussiirron, lomapäiväsiirron sekä palkkasiirron. Tehdyt siirrot näkyvät välilehdellä Siirtotiedostot.

2.7 Esineet

Esineet -valikossa voidaan hallinnoida yrityksen esineiden, esimerkiksi avaimien, liikettä. Uusi avain voidaan määrittää asetuksista. Esineen siirtäminen uudelle henkilölle tehdään ruksimalla haluttu esine, ja suorittamalla ylhäältä toiminto Siirrä esineet. Siirto määritetään avautuvassa valikossa. Tehty siirto kirjautuu siirtolokiin. Lokia selataan klikkaamalla esineen oikealla puolella olevaa kynänkuvaa.

2.8 Rahanhallinta

Jotta työvuorolle olisi laskettavissa hinta, on sekä työntekijän palkka, että työvuoron hinta oltava määritetty. Työvuorolle voit määrittää paitsi yleisen hinnan, myös asiakaskohtaisen hinnan. Yleinen hinta työvuorolle luodaan ensin määrittämällä hintanimike menemällä Asetukset -> Järjestelmä -> Hintanimikkeet. Hintanimike on tärkeä, jotta laskutussiirtoihin voidaan merkitä työvuoron hinnan kustannuskoodi.

2.9 Palkat ja hinnat

Hintanimikkeet

Jokaiselle työtehtävälle, ylityölisälle tai muulle laskutettavalle tai korvaukselle on määritettävä hintanimike. Hintanimikkeeseen tallennetaan sen yksilöllinen koodi jolla laskutettavat sekä palkkatiedostot merkitään. Kun Siilosta haluaa tulostaa esimerkiksi palkkalaskelman, merkitään maksettavan summan tiedot hintanimikkeen koodilla. Hinnoille määritetään myös ALV-prosentti, joka otetaan laskelmissa huomioon.
Jos käytössä on esimerkiksi sama työtehtävä eri ALV-prosentilla, molemmille pitää luoda oma hintanimike.

Jotta mitään hintoja voitaisiin käyttää Siilossa, on niiden hintanimikkeet oltava tallennettuna tänne.

Luo uusi hintanimike menemällä Asetukset -> Järjestelmä -> Hintanimikkeet, ja paina "+ Uusi Hintanimike".

Lisät

Lisät, eli ylitöistä, arkipyhistä yms. johtuvat palkkalisät merkitään Asetukset -> Järjestelmä -> Lisät. Käytössä voi olla samanaikaisesti useampia lisäsäännöstöjä, ja uuden voit luoda laatikon oikean yläreunan "+" -pikavalinnalla.

lisät

Luo säännöstöön uusi sääntö valitsemalla "+ Uusi sääntö". Säännölle tulee antaa nimi, sekä milloin se astuu voimaan. Säännön voi asettaa ylimeneville tunneille, tietyille viikonpäiville tai kellonajoille. Palkanmaksua vasten lisälle annetaan joko yksikkökustannus (esim. 5€/h), tai kustannuskerroin, joka kertoo työntekijän normaalin palkan kertoimella. Estoilla ehkäistään päällekkäiset lisät. Jos esimerkiksi yövuorosta ei makseta ylityökorvausta, valitse yölisää määritettäessä ylityölisän täppä kohtaan "Valitse lisäsäännöt jotka eivät ole voimassa yhtaikaa tämän säännön kanssa".

Palkkatiedot

Työntekijälle määritetään peruspalkka menemällä työntekijäkorttiin, ja avaamalla Työsuhde -> Palkkatiedot -> "+ Uusi palkkatieto". Merkkaa ainakin palkkatiedon alkamispäivämäärä, sekä palkan määrä. Palkan voit määrittää kuukausipalkaksi tai tuntipalkaksi.

Työsuhde

Palkkatieto

Jos palkka on työtehtäväkohtainen, valitse työtehtävä palkkatietoon. Jos haluat määrittää työntekijälle asiakaskohtaisen palkan, valitse palkkatietoon myös kyseinen asiakas.

HUOM! Asiakaskohtaisen laskutushinnan määrittäminen onnistuu asiakaskortista.

2.10 Soveltuvuus

Soveltuvuuksia käytetään Siilossa oikean työntekijän löytämiseen työvuoroon. Asiakkaalle määritetään vaatimuksia, joiden pohjalta työvuorot kohdennetaan oikeille työntekijöille soveltuvuuden mukaan. Vaatimuksen ja soveltuvuuden asiakkaan sekä työntekijän välillä on kohdattava, jotta työntekijä on soveltuva työvuoroon. Vaatimus voi olla esimerkiksi kielitaito.

Määrittääksesi soveltuvuuksia mene Asetukset -> Järjestelmä -> Soveltuvuus. Tee uusi vaatimus valitsemalla "+ Uusi Vaatimus". Vaatimus ja soveltuvuus ovat aina pareja, ja ne luodaan yhdessä. Vaatimukselle tarvitset nimen, sekä valinnan siitä, onko vaatimus normaali vai poissulkeva. Jos vaatimus on normaali (esim. ajokortti), Siilo valitsee soveltuvaksi työntekijät, joilla sama arvo on valittuna työntekijän soveltuvuudessa. Jos taas vaatimus on poissulkeva (esim. allergia), Siilo valitsee pariksi työvuoroon henkilön kenellä ei ole valittuna allergiaa. Tekstin vaatimuksena tai tekstin soveltuvuutena voit täyttää, mikäli haluat niiden erottuvan toisistaan. Ominaisuustyypillä ei ole Siilon toiminnan kanssa merkitystä. Tallennettuasi vaatimuksen löytyy luomasi vaatimus asiakaskorttien "Vaatimukset" sekä työntekijäkorttien "Soveltuvuus" -välilehdiltä.

2.11 Työntekijän käyttöliittymä

Työntekijällä on käytössään oma käyttöliittymä, jonka saat käyttöön lisäämällä työntekijälle tunnukset työntekijäkortin "Käyttäjätunnus" -välilehdeltä. Kun käyttäjätunnus on luotu, voi työntekijä käyttää Siiloa sekä mobiililaitteella että tietokoneelta. Työntekijän käyttöliittymästä löydät seuraavat:

  • Työvuorot
  • Dokumentit
  • Tuntikirjaukset
  • Kalenteri
  • Omat tiedot
  • Tiedotteet
Työvuorot -valikon alta työntekijä näkee omat menneet sekä tulevat työvuoronsa. Työvuorot löytyvät sekä tietokoneelta että mobiilikäyttöliittymästä. Työvuoroa painamalla työntekijä näkee työvuoron asiakkaan, osoitteen, ajankohdan sekä muita tietoja työvuorosta. Sivun alhaalta löytyy dokumentit, joihin ollaan voitu tallentaa palvelusopimus, tai muuta tärkeää tietoa.

Välilehdelle on tallennettu kaikki työntekijälle näkyvät dokumentit.

Tuntikirjauksista työntekijä voi kirjata työhön kuluneen todellisen ajan. Valitsemalla työvuoron Tuntikirjaukset -valikon alta pääset kirjaamaan kuluneet tunnit.

Kalenterista työntekijä näkee päiväkohtaisen ohjelmansa. Painikkeesta "Lisää +" työntekijä voi kirjata itselleen poissaolon.

Omat tiedot -välilehden alta työntekijä voi määrittää posti- ja katuosoitteensa, yhteystietonsa yms. sekä asettaa itselleen profiilikuvan.

Kysymyksiä ja vastauksia


Alla useimmiten kysyttyjä kysymyksiä vastauksineen. Mikäli näistä ei löydy etsimääsi tietoa, voit olla yhteydessä myyntiimme p. 09 8862 7000 myynti@integral.fi. Kysymyksen voit lähettää myös oheisista kentistä sähköpostilla.


Nimi:


Sähköposti: