Nämä käyttöohjeet ohjaavat Siilon peruskäyttöön. Ohjeista löydät pikaoppaan, jossa on dokumentoituna aloittamisen kannalta tärkeimmät toiminnot sekä asetukset.
Lisäksi käyttöohjeissa on lueteltuna paljon mahdollisia kysymyksiä ja käyttötapauksia. Käyttöohje on kirjoitettu nimenomaan näiden kysymysten kannalta.
Kappale laajentuu klikkaamalla sen otsikkoa, ja samalla tavalla sen saa kutistumaan. Ohjeen alalaidassa on painike josta kaikki sivut saa auki esimerkiksi tulostusta varten.
Siilon tärkeimmät painikkeet:
2.1.1 Asiakkaan lisääminen
Uusi asiakas lisätään valitsemalla Asiakkaat -valikosta Uusi Henkilöasiakas, tai Uusi Yritysasiakas.
Valinnan jälkeen aukeaa kentät, joihin uuden asiakkaan tiedot täytetään. Pakollisia kenttiä ovat ainoastaan
henkilön tai yrityksen nimi. Jos asiakasnumero jätetään tyhjäksi, asettaa Siilo sen järjestyksessä
seuraavaan vapaaseen numeroon.
Tärkeitä täytettäviä kenttiä ovat tulosyksikkö, alue sekä yhteystiedot.
Alueita voidaan lisätä ja muokata Siilon asetuksista.
Tulosyksikkö sekä yhteystiedot ovat tärkeitä täyttää laskutusta varten.
Siilo valitsee automaattisesti katuosoitteen laskutusosoitteeksi, mikäli sellaista ei erikseen ole
määritetty.
Alueen täyttäminen tarvitaan, jotta Siilo osaa löytää työntekijän työtehtävään
oikealta alueelta.
Asiakkaan tilan voi vaihtaa tässä vaiheessa kohtaan "Potentiaalinen" tai "Nykyinen".
Asiakkaan tila vaikuttaa hakutuloksiin.
Siilo osaa lähettää automaattisia tekstiviestejä sekä sähköposteja.
Tämän toiminnon käyttöön vaaditaan matkapuhelinnumero sekä sähköpostiosoite.
Tarvittavien tietojen täyttämisen jälkeen Tallenna -painikkeesta hyväksytään luotu asiakas.
Tallennuksen jälkeen uusi asiakas löytyy Asiakkaat -valikon kohdasta Hae.
2.1.2 Asiakkaan muokkaaminen
Asiakkaat -valikon Hae -toimintoa käytetään luotujen asiakkaiden hakemiseen.
Hakukriteereitä joista valita on monia, mutta oletusvalinnoilla haku tuo kaikki
yrityksen nykyiset asiakkaat näkyville. Asiakasta napsauttamalla päästään käsiksi
kyseisen asiakkaan tietoihin. Asiakkaan tiedot ovat seuraavissa välilehdissä:
Perustiedot
Asiakkaan perustiedot ovat henkilötiedot sekä laskutustiedot.
Yhteystiedot
Yhteystiedoissa on tarkempaa tietoa asiakkaan yhteyshenkilöistä. Yritysasiakkaiden
kontaktit on hyvä kirjata tänne. Yhteystietojen eri henkilöitä, kontakteja tai yrityksiä
voidaan myös valita laskutettaviksi täältä.
Vaatimukset
Asiakaan vaatimukset tilattuun työhön kirjataan Vaatimukset -välilehteen.
Lista mahdollisista ruksittavista vaatimuksista luodaan asetuksista.
Näitä voi olla esimerkiksi kielitaito, hygieniapassi jne.
Yleisvaatimukset ovat asiakaskohtaisia, ja ne koskevat kaikkia kyseisen asiakkaan
tilaamia työvuoroja.
Tehtäväkohtaisia vaatimuksia voit myös luoda painikkeesta "+ Uusi Vaatimus". Tällöin erityisvaatimukset
astuvat voimaan työntekijänvalinnassa kyseisen työtehtävän kohdalla.
Hinnat
Asiakkaille voidaan merkitä asiakaskohtaisia hintoja "Hinnat" -välilehdestä. Asiakkaan
palvelusetelit sekä lahjakortit luodaan tällä välilehdellä.
Työvuorot
Työvuorot -välilehdeltä löydät kaikki asiakkaan tilaamat työvuorot. Toistuvat
työvuorot ovat listattuna ensimmäisenä, yksittäiset alempana. Uuden työvuoron voit
luoda asiakkaalle täältä. Asiakaskortin yläpalkista löydät tarvittavat linkit
työvuoron luomiseen.
Työvuoron yksityiskohtaisemmat tiedot näet laajentamalla sen vuoron oikealla
puolella olevasta nuolipainikkeesta. Muokkaaminen tapahtuu kynän kuvasta.
Kalenteri
Kalenteri -välilehti avaa kalenterinäkymän, josta näet asiakkaan tilaamat työvuorot
sekä asiakkaan aktiviteetit kalenterinäkymässä.
Aktiviteetit
Asiakkaan aktiviteetit ovat koottuna tänne.
Kartta
Kartta -välilehti näyttää kartalla asiakkaan osoitteen.
Viestihistoria
Viestihistoriasta löydät kaikki asiakkaan välillä lähetetyt teksti- tai
sähköpostiviestit.
Dokumentit
Dokumentteihin voi tallentaa kaikki asiakkaan kannalta tärkeät dokumentit.
3.2.1 Työntekijän lisääminen
Uusi työntekijä luodaan avaamalla Työntekijät -valikosta Uusi TT.
Valinnan jälkeen aukeaa kentät joihin työntekijän perustiedot täytetään.
Työntekijän etu- ja sukunimi ovat pakollisia tietoja.
Työntekijän matkapuhelinnumero sekä sähköpostiosoite mahdollistavat
automaattisten viestien lähettämisen työntekijälle työvuoroista.
Kun työntekijän perustiedot on tallennettu, voidaan työntekijälle tehdä tarkempia
määrityksiä.
2.2.2 Työntekijän asetukset
Työntekijöille voidaan määrittää useita asetuksia, joista on hyötyä palkanmaksuun sekä
työvuorojen kohdentamiseen. Perustietojen lisäksi työntekijän tiedoista löytyy:
Työsuhde
Työsuhteen alta löytyy työntekijän työsuhteeseen liittyvät
asetukset. Työntekijän tila kertoo työntekijän aktiivisuudesta. Tulosyksikkö valitaan
laskutusta varten. Jos työntekijä on töissä, valitaan työsuhteen tilaksi nykyinen.
Työntekijöiden haku näyttää oletusarvonaan nykyiset ja aktiiviset työntekijät.
Työsuhteen lisävalinnoista voidaan valita työsuhteen tyyppi. Työntekijäryhmät määritellään
Asetukset -sivulla. Näitä voi olla esimerkiksi myynti tai siivous.
Tilinumero, verotustiedot sekä palkkatiedot voidaan täyttää palkanmaksua varten. Verotustietojen
kentät aukeavat painamalla hiirellä kyseisestä palkista.
Työsuhteen tietoihin voi myös tallentaa voimassaolevan työsopimuksen.
Hakemus
Hakemustiedot voi täyttää työhakemuksen pohjalta rekrytointia varten.
Soveltuvuus
Soveltuvuuteen kirjataan työntekijän vahvuudet sekä työskentelyalueet, joiden avulla
kohdennetaan työvuoroja. Rastittavat ruudut tälle sivulle määritetään asetuksissa.
Soveltuvuuksien täyttämisen jälkeen työntekijähaku voidaan kohdentaa, vaikka kielitaidon
tai tuotetuntemuksen mukaan.
Työvuorot
Työvuorojen alta löytyy kaikki kyseisen työntekijän työvuorot. Työvuoroista
on helppo lähettää muistutuksia työntekijälle tai asiakkaalle Suorita -palkista.
Työvuoron tietoja on helppo muokata oikealla puolella olevasta kynänkuvasta.
Viestihistoria
Viestihistoria on loki, johon tallentuu kaikki työntekijän Siilon
välityksellä lähetetyt viestit.
Kalenteri
Työntekijän työvuorot näkyvät hänen henkilökohtaisessa kalenterissaan.
Kun työvuoro on merkitty järjestelmään, näkyy se heti automaattisesti
työntekijän kalenterissa. Kalenteriin on helppo merkitä poissaoloja
painamalla halutun päivän kohdalta +lisää -painiketta. Poissaolon alku- ja
päättymisajankohan voi muokata yhtä päivää pidemmäksi auenneesta näkymästä.
Poissaolon syyksi voi valita sairasloman, palkattoman sairasloman, vuosiloman,
poissaolon tai varattuna olemisen.
Kartta
Kartta avaa OpenStreetMap -näkymän, johon on merkitty työntekijän osoite,
toistuvien työvuorojen asiakkaat sekä muiden työvuorojen asiakkaat seuraavan kuukauden
ajalta. Kartasta on helppo nähdä työntekijän kulkemia etäisyyksiä.
Käyttäjätunnus
Käyttäjätunnuksen voit luoda työntekijälle välilehdestä "Käyttäjätunnus".
Tunnuksen avulla käyttäjä voi kirjautua omaan käyttöliittymäänsä. Vanhan
tunnuksen voit myös vaihtaa tai päivittää. Tunnuksen luomisen jälkeen Siilo voi lähettää
käyttäjätunnuksen sekä automaattisesti generoidun salasanan työntekijälle tekstiviestinä.
Aktiviteetit
Aktiviteetteihin tallentuu työntekijän aktiviteetit, kuten asiakastapaamiset, palautteet
tai muistutukset.
Dokumentit
Dokumentteihin voit tallentaa tiedostoja, kuten palkkakuitteja.
Avaimet
Avaimet -välilehdestä löytyy tiedot avaimienhallintaan. Mikäli työntekijä tarvitsee avainta,
tai hänen hallussaan on avain jota tarvitaan muualla, löytyvät nämä tiedot täältä.
Avaimia voidaan hallinnoida tai niiden siirtämisestä voidaan lähettää
työntekijälle tekstiviestejä.
Varusteloki
Varustelokista voidaan seurata työntekijän varustesiirtoja. Mikäli haluatte käyttää tätä ominaisuutta, olkaa yhteydessä
Integraliin.
2.3.1 Uuden työvuoron luominen
Asiakkaan sivulta pääset luomaan uuden työvuoron klikkaamalla
yläpalkista "Uusi työvuoro".
Työvuoro luodaan täyttämällä seuraavat tiedot:
2.3.2 Toistuvan työvuoron luominen
Asiakkaan sivulta pääset luomaan uuden toistuvan työvuoron klikkaamalla
yläpalkista "Uusi toistuva työvuoro".
Toistuva työvuoro luodaan täyttämällä seuraavat tiedot:
2.3.3 Yksittäisen työvuoron peruutus
Peruaksesi yksittäisen työvuoron, siirry asiakkaan Työvuorot -välilehdelle.
Valitse haluamasi työvuoron kohdalta "Muokkaa" (kynä)
Tee seuraavat muutokset työvuoroon:
Käytettävyyskalenterista löytyy työntekijän työvuorot sekä työvuorot joihin ei ole vielä kiinnitetty työntekijää.
Työntekijöitä haetaan vasemmanpuoleisesta palkista hakukriteerit täyttämällä.
Auenneessa kalenterinäkymässä vuoroja voidaan siirtää työntekijälle hiirtä vetämällä
halutun ajankohdan yli. Jos varaamattomia työvuoroja on listassa, voidaan ne vetää
hiirellä suoraan halutulle työntekijälle. Siilo päivittää vuoron tiedot automaattisesti.
Työvuoron pituutta voit muokata muuttamalla työvuoron palkin pituutta. Sovittuja työvuoroja voit siirtää
työntekijältä toiselle. Työntekijän nimen perässä lukee hänen viikkotuntimääränsä.
Aktiviteetti on tapahtuma tai muistettava asia. Siilossa voit kirjata aktiviteetteja, jotta palautteet, sovitut puhelut ja tapaamiset eivät unohdu. Siilon etusivulle aukeaa tulevaisuuden aktiviteettisi. Aktiviteetteja ovat:
Raportointi -välilehdeltä löydät kaikki siirtotiedostot sekä raportit mitä Siilo tarjoaa. Avaamalla välilehden esiin tulee vasemmalle lista raportteja. Näitä ovat mm. työntekijöiden tuntikirjaukset, lomaraportti sekä työntekijöiden palautteet. Raportit -> Tiedonsiirrot -välilehdeltä voit luoda laskutussiirron, lomapäiväsiirron sekä palkkasiirron. Tehdyt siirrot näkyvät välilehdellä Siirtotiedostot.
Esineet -valikossa voidaan hallinnoida yrityksen esineiden, esimerkiksi avaimien, liikettä. Uusi avain voidaan määrittää asetuksista. Esineen siirtäminen uudelle henkilölle tehdään ruksimalla haluttu esine, ja suorittamalla ylhäältä toiminto Siirrä esineet. Siirto määritetään avautuvassa valikossa. Tehty siirto kirjautuu siirtolokiin. Lokia selataan klikkaamalla esineen oikealla puolella olevaa kynänkuvaa.
Jotta työvuorolle olisi laskettavissa hinta, on sekä työntekijän palkka, että työvuoron hinta oltava määritetty.
Työvuorolle voit määrittää paitsi yleisen hinnan, myös asiakaskohtaisen hinnan. Yleinen hinta työvuorolle luodaan
ensin määrittämällä hintanimike menemällä Asetukset -> Järjestelmä -> Hintanimikkeet. Hintanimike on tärkeä, jotta laskutussiirtoihin
voidaan merkitä työvuoron hinnan kustannuskoodi.
Hintanimikkeet
Jokaiselle työtehtävälle, ylityölisälle tai muulle laskutettavalle tai korvaukselle
on määritettävä hintanimike. Hintanimikkeeseen tallennetaan sen yksilöllinen koodi jolla
laskutettavat sekä palkkatiedostot merkitään. Kun Siilosta haluaa tulostaa esimerkiksi
palkkalaskelman, merkitään maksettavan summan tiedot hintanimikkeen koodilla. Hinnoille
määritetään myös ALV-prosentti, joka otetaan laskelmissa huomioon.
Jos käytössä on esimerkiksi sama työtehtävä eri ALV-prosentilla, molemmille pitää luoda oma hintanimike.
Jotta mitään hintoja voitaisiin käyttää Siilossa, on niiden hintanimikkeet oltava tallennettuna tänne.
Luo uusi hintanimike menemällä Asetukset -> Järjestelmä -> Hintanimikkeet, ja paina "+ Uusi Hintanimike".
Lisät
Lisät, eli ylitöistä, arkipyhistä yms. johtuvat palkkalisät merkitään Asetukset -> Järjestelmä -> Lisät.
Käytössä voi olla samanaikaisesti useampia lisäsäännöstöjä, ja uuden voit luoda laatikon oikean yläreunan "+" -pikavalinnalla.
Luo säännöstöön uusi sääntö valitsemalla "+ Uusi sääntö". Säännölle tulee antaa nimi, sekä milloin se astuu voimaan.
Säännön voi asettaa ylimeneville tunneille, tietyille viikonpäiville tai kellonajoille. Palkanmaksua vasten lisälle annetaan
joko yksikkökustannus (esim. 5€/h), tai kustannuskerroin, joka kertoo työntekijän normaalin palkan kertoimella.
Estoilla ehkäistään päällekkäiset lisät. Jos esimerkiksi yövuorosta ei makseta ylityökorvausta, valitse yölisää
määritettäessä ylityölisän täppä kohtaan "Valitse lisäsäännöt jotka eivät ole voimassa yhtaikaa tämän säännön kanssa".
Palkkatiedot
Työntekijälle määritetään peruspalkka menemällä työntekijäkorttiin, ja avaamalla Työsuhde -> Palkkatiedot -> "+ Uusi palkkatieto".
Merkkaa ainakin palkkatiedon alkamispäivämäärä, sekä palkan määrä. Palkan voit määrittää kuukausipalkaksi tai tuntipalkaksi.
Jos palkka on työtehtäväkohtainen, valitse työtehtävä palkkatietoon. Jos haluat määrittää työntekijälle asiakaskohtaisen palkan,
valitse palkkatietoon myös kyseinen asiakas.
HUOM! Asiakaskohtaisen laskutushinnan määrittäminen onnistuu asiakaskortista.
Soveltuvuuksia käytetään Siilossa oikean työntekijän löytämiseen työvuoroon. Asiakkaalle määritetään vaatimuksia,
joiden pohjalta työvuorot kohdennetaan oikeille työntekijöille soveltuvuuden mukaan. Vaatimuksen ja soveltuvuuden
asiakkaan sekä työntekijän välillä on kohdattava, jotta työntekijä on soveltuva työvuoroon. Vaatimus voi olla esimerkiksi
kielitaito.
Määrittääksesi soveltuvuuksia mene Asetukset -> Järjestelmä -> Soveltuvuus. Tee uusi vaatimus valitsemalla "+ Uusi Vaatimus". Vaatimus
ja soveltuvuus ovat aina pareja, ja ne luodaan yhdessä. Vaatimukselle tarvitset nimen, sekä valinnan siitä, onko vaatimus normaali vai poissulkeva.
Jos vaatimus on normaali (esim. ajokortti), Siilo valitsee soveltuvaksi työntekijät, joilla sama arvo on valittuna työntekijän soveltuvuudessa.
Jos taas vaatimus on poissulkeva (esim. allergia), Siilo valitsee pariksi työvuoroon henkilön kenellä ei ole valittuna allergiaa.
Tekstin vaatimuksena tai tekstin soveltuvuutena voit täyttää, mikäli haluat niiden erottuvan toisistaan. Ominaisuustyypillä ei ole Siilon toiminnan kanssa merkitystä.
Tallennettuasi vaatimuksen löytyy luomasi vaatimus asiakaskorttien "Vaatimukset" sekä työntekijäkorttien "Soveltuvuus" -välilehdiltä.
Työntekijällä on käytössään oma käyttöliittymä, jonka saat käyttöön lisäämällä työntekijälle tunnukset työntekijäkortin "Käyttäjätunnus" -välilehdeltä. Kun käyttäjätunnus on luotu, voi työntekijä käyttää Siiloa sekä mobiililaitteella että tietokoneelta. Työntekijän käyttöliittymästä löydät seuraavat:
Avaa välilehdestä "Työntekijät" alapalkki "Uusi TT". Tallenna seuraavat tiedot perustietovälilehdestä (käytön kannalta välttämättömät kursivoitu):
Asiakkaan asiakaskortin "Hinnat" -välilehdeltä löydät sopimustiedot.
Paina "Muokkaa" (kynän kuva).
Tee seuraavat toimenpiteet:
Kun työntekijän viimeinen työpäivä on tiedossa, voidaan sopimustiedot päivittää
Siilossa ajan tasalle. Tiedot muutetaan menemällä työntekijäkorttiin, josta
valitaan Sopimustiedot. Muokkaa -painike on välilehdellä oleva kynän kuva.
Lisää työsuhteen päättymisen päivämäärä sekä syy. Laita täppä kohtaan "Poista työntekijä päättymisen jälkeisistä vuoroista".
Tallenna.
Järjestelmä laittaa automaattisesti työntekijän "Työsuhde" -sivulla työsuhteen tilaksi
Työsuhde päättynyt. Tämän jälkeen työntekijä ei ole enää käytettävissä työvuoroihin.
Käy lukitsemassa työntekijäkortin "Käyttäjätunnus" -sivulta työntekijän käyttäjätunnus.
Aseta lukitukselle viimeinen työpäivä ja tallenna.
Kun työntekijän viimeiset palkat on maksettu ja hänen työnsä on laskutettu,
merkkaa työntekijän tila "Työsuhde" -välilehdeltä passiiviseksi.
Luo asiakkaalle lahjakortti asiakaskortista. Mene välilehteen "Hinnat", ja valitse "+ Uusi Lahjakortti". Lahjakortin luomisen jälkeen sen voi valita käytettäväksi työvuoron laskutuksen tiedoissa.
Palaute kirjataan asiakkaan asiakaskorttiin uutena palautteena.
Valitse vastuuhenkilöksi palautteen käsittelijä.
Mikäli palautetta ei voi liittää mihinkään työvuoroon, valitse palautteeseen liittyvä
työntekijä (esim. asiakaspalvelu).
Valitse prioriteetti eli kiireellisyysaste sekä tyyppi.
Aktiviteetin tarkoitus on tallentaa tietoa tai tapahtumia koskien asiakasta tai työntekijää. Se voi olla mm. muistutus
siitä, että asiakkaaseen ollaan jonkun asian tiimoilta yhteydessä tai muistetaan muuttaa jokin tieto
asiakkaan työvuoroihin tms. Pääsääntöisesti aktiviteetti luodaan "Uusi Puhelu" tai "Uusi Tapaaminen"
-symboleista.
Avaa asiakaskortti ja paina "Uusi Puhelu". Täytä seuraavat tiedot:
Merkataksesi poissaolon mene työntekijän työntekijäkorttiin ja paina kortin oikeassa yläreunassa
olevaa pikanäppäintä "Uusi Poissaolo".
Valitse poissaolon alku-, ja päättymisajankohta. Aseta poissaolon tyyppi. Tyyppejä ovat: sairasloma,
palkaton sairasloma, vuosiloma, poissaolo sekä varattu. Poissaolon tyyppi otetaan huomioon palkkalaskelmissa.
Muistiinpanokenttään voit kirjata lisätiedot poissaolosta.
Mikäli et halua vain peruuttaa työvuoroja, vaan haluat työvuoroon uuden työntekijän, täppää
kohta "Luo korvaavat työvuorot". Tällöin Siilo luo uudet työvuorot joihin voit asettaa uuden työntekijän.
Kaikki työntekijän poissaolot voit merkitä samalla tavalla.
Mikäli haluat perua yksittäisen työvuoron, etsi peruutettava työvuoro asiakaskortin "Työvuorot" -välilehdestä.
Pääset muokkaamaan vuoroa kynän kuvasta. Muuta työvuoron tiedoista työvuoron "Tila" peruutetuksi, ja listaa peruutuksen syy.
Tallenna.
Peruaksesi työvuoroja ajanjakson yli asiakkaan pyynnöstä mene kyseisen asiakkaan asiakaskorttiin.
Asiakaskortin oikeasta yläkulmasta löytyy pikavalinta "Peruuta työvuoroja".
Tee seuraavat toimenpiteet:
Mene Työvuorot -> Toistuvuudet. Etsi, ja paina haluamasi toistuvuuden kohdalta kynän kuvaa (muokkaa).
Valmiista toistuvuudesta voit muuttaa vain rajatusti kohtia. Näitä ovat lisälaskutettavat ja korvaukset, matkakulut
sekä työntekijän tai työparin. Muut toistuvan työvuoron tiedot, joiden tiedot ovat listattuna ennen ensimmäistä muutettavaa kenttää,
ovat kiinteitä työvuoron tietoja, eikä niitä voida muokata. Jos esimerkiksi haluat muuttaa toistuvuuden viikonpäivää tai toistoa,
joudut päättämään nykyisen toistuvuuden ja luomaan uuden.
Toistuvuus päätetään sivun alalaidasta löytyvillä valinnoilla. Valitse toistuvuuden päättämispäivä, poistetaanko
luodut vuorot päättymispäivän jälkeen ja päätetäänkö työparin toistuvuus.
Toistuvuuden päättämisen jälkeen voit luoda uuden toistuvuuden halutuilla arvoilla.
Toimi uuden työvuorotilauksen kanssa seuraavasti.
Jos tilauksen tehnyt asiakas on uusi, eikä häntä ole vielä Siilossa, luo hänelle uusi
asiakaskortti. Kun asiakaskortti on Siilossa, etene luomalla uusi työvuoro,
tai tee uusi toistuva työvuoro.
Yksittäinen työvuoro
Ota työvuoron tiedot auki joko valitsemalla työvuoron tilanneen asiakkaan asiakaskortista -> työvuorot,
tai työvuorojen omasta välilehdestä. Kun olet työvuoron tiedoissa, seuraavasta näkymästä valitse
hakukriteeri työntekijälle, ja paina etsi.
Työntekijän etäisyys kotiosoitteesta työvuoroon on merkittynä nimen vieressä, mikäli työvuoro on päivän ensimmäinen.
Muussa tapauksessa Siilo näyttää etäisyyden aiemman työvuoron paikasta uuteen.
Työvuoroon on listattuna asiakkaan vaatimukset. Työntekijä on soveltuva, kun hän on vapaa sekä täyttää nämä vaatimukset.
Valitse henkilö työvuoroon ja tallenna.
Toistuva työvuoro
Toistuvuudessa työntekijän kiinnittäminen työvuoroon onnistuu samalla tavalla. Toistuva työvuoro kiinnitetään aina yhdelle henkilölle / työparille,
jonka jälkeen yksittäisiä työvuoroja voi vaihtaa työntekijältä toiselle. Toistuvan työvuoron työntekijää haettaessa toimitaan samalla tavalla kuin edellä,
mutta nyt etsittyjen henkilöiden nimen vieressä lukee hakasuluissa, kuinka monta vuoroa työntekijä on vapaa tekemään. Jos kiinnität työvuoroon työntekijän,
joka ei kykene tekemään kaikkia vuoroja, Siilo lyö kyseiselle työntekijälle kaikki vuorot joihin hän pääsee ja merkkaa loput vuorot tilaan "Uusi". Näihin
vuoroihin voi jälkeenpäin liittää toisen, vapaana olevan työntekijän.
Luodessasi työvuoroja työvuoron tietojen päänäkymästä löydät alhaalta viestitoiminnot. Viestitoiminnoista on mahdollisuus
lähettää työntekijöille tai asiakkaille tietoja työvuorosta. Ruksi laatikko jonka haluat toteuttaa ja paina tallenna lähettääksesi tiedot.
Työntekijälle saat myös tiedon työvuorosta sekä asiakkaasta kirjoittamalla dokumentin tiedoista asiakkaan asiakaskorttiin.
Kirjoita tarvittavat tiedot tiedostoon jonka voit liittää Siiloon (esim. PDF).
Asiakkaan asiakaskortissa mene välilehteen "Dokumentit".
Avaa "+ Uusi Dokumentti". Liitä kirjoitettu tiedosto Selaa -painikkeella.
Anna kuvaus tiedostosta, ja laita täppä kohtaan "Näytetään työntekijälle". Työntekijällä pitää olla tunnukset Siiloon päästäkseen näkemään dokumentteja.
Mene työntekijäkortin kohtaan "Käyttäjätunnus" ja luo työntekijälle tunnukset. Siilo generoi automaattisesti salasanan, jonka se voi lähettää työntekijälle tekstiviestinä.
Tämän jälkeen työntekijä näkee omasta käyttöliittymästään kyseisen asiakkaan dokumentin työvuoron kohdalla.
Avaa Raportointi -valikon alta raportti "Työntekijöiden tuntikirjaukset". Valitse:
Mene välilehdeltä Työvuorot -> Toistuvuudet. Paina kynän kuvaa eli "Muokkaa" muokataksesi haluttua työvuoroa.
Vaihtaaksesi työntekijän toistuvuuteen valitse soveltuvuushakukriteeri ja paina etsi. Valitse työntekijä haetusta listasta
vasemmalla. Hakasulkujen sisällä oleva numero työntekijän nimen vieressä kertoo, kuinka moneen vuoroon hän on vapaa. Valitse työntekijä ja tallenna.
Huom!
Mikäli valitsemasi työntekijä ei pääse kaikkiin vuoroihin, voit silti tallentaa. Tällöin työvuorot asetetaan hänelle kun hän on vapaa, ja loput merkataan tilaan "Uusi"
ilman työntekijää. Jos kuitenkin haluat työntekijän kaikkiin vuoroihin ja poistat hänet esteenä olevista vuoroista ja tallennat uudestaan toistuvuuden,
Siilo ei päivitä häntä vapautuneisiin työvuoroihin. Tämä johtuu siitä, että muutoksia ei olla tehty itse kenttiin. Päivitä toistuvuus ensiksi tilaan "Ei työntekijää",
jonka jälkeen voit laittaa vuorot vapautuneelle työntekijälle. Kenttiin tarvitaan muutos päivityksen mahdollistamiseksi.
Mikäli luot asiakkaan tai työntekijän jota et halua, et voi poistaa sitä. Asiakkaan tapauksessa voit kuitenkin mennä asiakaskorttiin ja merkata asiakkaan tilaksi "Entinen", jolloin asiakas ei enää näy hakutuloksissa. Työntekijän tilan voit muuttaa menemällä työntekijän tietoihin -> Työsuhde, ja vaihtamalla sekä työntekijän tilan passiiviseksi, että sopimuksen tilan kohtaan "Työsuhde päättynyt". Siilossa osan tiedoista poistaminen on estetty, sillä monet tiedot liittyvät useisiin eri asioihin.
Mene valikkoon Työvuorot -> Toistuvuudet, ja valitse poistettava toistuvuus kynän kuvasta (muokkaa). Aukeavan näkymän alalaidassa on laatikko "Toistuvuuden Päättäminen". Valitse toistuvuuden päättämispäivä, ja peruuta, poista tai jätä huomioimatta jo luodut työvuorot. Tallenna päättäminen painamalla "Päätä Toistuvuus".
Luodessasi työvuoron, avaa työvuoron valikosta Työpari. Työpari valitaan samoin kuin alkuperäinen työntekijä.
Valitse hakukriteeri, etsi, ja valitse soveltuva työntekijä valikosta.
HUOM!
Asetettuasi vuoroon työparin toista työntekijää ei liitetä vuoroon, vaan Siilo luo työparille täysin uuden vuoron samalle ajalle.
Näille vuoroille ei ole yhteismuokkausta, vaan niitä tulee käsitellä erillisinä vuoroina työvuoron luomisen jälkeen.
Aktiviteetti on tapahtuma tai muistettava asia. Siilossa voit kirjata aktiviteetteja, jotta palautteet, sovitut puhelut ja tapaamiset eivät unohdu. Siilon etusivulle aukeaa tulevaisuuden aktiviteettisi. Aktiviteetteja ovat:
Tekstiviestejä tai sähköposteja lähetettäessä viestipohjat ovat käteviä, sekä aikaa säästäviä apuvälineitä.
Niitä voidaan määrittää tarpeen mukaan, ja osaan valmiista pohjista on asetettu tilanteen mukana muuttuvia dynaamisia arvoja.
Dynaamiset arvot ovat kirjoitettuna {{ }} -merkinnän sisälle, ja ne täyttyvät oikealla arvolla viestin lähettämisen yhteydessä.
Uusia viestipohjia määritetään menemällä Asetukset -> Viestipohjat/Tulosteet. Oikeaan paikkaan tallennettua viestipohjaa voit käyttää
esimerkiksi tekstiviestiä tai sähköpostiviestiä lähetettäessä. Mikäli haluat Siilon viestipohjiin lisää dynaamista sisältöä ota
yhteyttä Integraliin.
Arkipyhät tulee kirjata Siiloon menemällä Asetukset -> Järjestelmä -> Pyhät.
Täältä kirjataan pyhät kirjoittamalla ne viestikenttään muodossa P.K.VVVV (esim. 1.1.2016).
Päivämäärän perään voit lisätä pyhän nimen, mutta se ei ole pakollista.
Tämän jälkeen Siilo tunnistaa arkipyhän, ja oletusarvona ei luo toistuvaa työvuoroa pyhäpäivälle.
Tämän asetuksen voit muuttaa järjestelmäasetuksien kohdasta "Toistuvien vuorojen arkipyhät".
Asiakaskohtainen hinta määritetään asiakkaan asiakaskortista. Mene asiakaskortin "Hinnat" -välilehdelle, ja valitse "+ Uusi Hinta".
Asiakkaalle voidaan jokaiselle työtehtävälle luoda oma hinta joko suoraan, tai vakituisen alennuksen muodossa.
Erilaisia hintoja ovat:
Työvuoron hinta on määriteltynä asetuksissa Järjestelmä -> Hinnat. Täältä voit muokata yksittäisen työvuoron hintaa.
Mene halutun työvuoron oikealta puolelta kynän kuvasta hintatietoon ja tallenna uusi hinta. Hintatiedot päivittyvät tällöin muualle Siiloon.
Jos haluat vanhan hinnan jäävän vaihtoehdoksi, tee samalle työtehtävälle erillinen hintanimike viereisestä valikosta. Tallenna uudelle
hintanimikkeelle toinen hinta, jolloin voit valita kumpaa käytät.
HUOM!
Muistathan, että asiakaskohtaiset hinnat on muutettava asiakas kerrallaan. Yleisen hinnan vaihtaminen ei vaikuta
asiakaskohtaisiin hintoihin.
Suuremmalle tehdään palkankorotus hakemalla halutut työntekijät "Työntekijät" -välilehden haku -toiminnosta. Kun työntekijät näkyvät
haun tuloksissa voidaan heidät valita täppäämällä nimen vasemmanpuoleinen laatikko yhteismuokkausta varten.
Tämän jälkeen yläpuolen "Suorita" -toimintoa varten valitaan "Lisää palkkatieto". Tästä pääset näkymään, josta voit valita euromääräisen tai
prosentuaalisen palkankorotuksen, tai kokonaan uuden palkkasumman.
Palkat voi myös vaihtaa jokaiselle henkilölle erikseen, sillä heillä on määriteltynä sopimustiedoissa oma peruspalkka.
Mene työntekijäkorttiin ja valitse "Työsuhde". Välilehden alalaidasta löydät sopimustiedot, josta valitse "+ Uusi Palkkatieto".
Valitse palkkatiedolle alkamispäivä ja palkan määrä.
Oikean yläkulman "Hae" -kenttä on haku-toiminto, jonka kautta voit hakea asiakkaita tai työntekijöitä. Kirjoita haluamasi henkilön tai
yrityksen nimi, tai vain osa nimestä kenttään. Siilo näyttää hakutulokset, tai siirtyy suoraan asiakas- tai työntekijäkorttiin, jos tuloksia
on vain yksi. Huomaa, että haun täytyy olla tarkka. Vain osa nimestä riittää, mutta esimerkiksi etu- ja sukunimen järjestyksellä on merkitystä.
Myös asiakkaan tai työntekijän omista välilehdistä löydät hakutoiminnon. Tämä haku tarjoaa monipuolisen, hakukriteeripohjaisen haun jolla hakua voidaan rajata
alueen, työtehtävän, kielitaidon ynnä muun mukaan. Asiakkaan tai työntekijän haut kriteereillä löydät asiakas- tai työntekijävälilehden palkista "Hae", ja se sijoittuu
ruudun vasemmalle puolelle.
Työvuorolle luodaan yleinen hinta menemällä Asetukset -> Järjestelmä -> Hintanimikkeet, ja luomalla työtehtävälle hintanimikkeen.
Kun hintanimike on luotu, mene välilehteen "Hinnat", ja liitä siellä hinta hintanimikkeeseen valitsemalla "+ Uusi Hinta".
Nyt hinta liitetään työtehtävään automaattisesti, mikäli tarkentavia hintamäärityksiä ei ole tehty. Vuorokohtainen hinta ja tuntihinta
tulee luoda erikseen, mikäli molempia käytetään.
Siilosta voit tulostaa laskutustiedoston, palkkatiedoston tai lomalistatiedoston. Nämä löytyvät menemällä Raportointi -> Tiedonsiirrot.
Laskutussiirto
Avaa laskutussiirron valikko vasemmalla puolella olevasta linkistä. Tämän jälkeen valikko aukeaa samaan tilaan,
josta voit valita haluttujen laskujen ajanjakson, asiakkaiden tulosyksikön, asiakkaat, laskutettavat työtehtävät tai
laskutettavan henkilön tai yrityksen. Kun halutut tiedot on valittu, paina "Valmistele". Jos luoduissa tiedoissa on
huomautettavaa, kertoo Siilo siitä valmistelun jälkeen. Vahvista laskutussiirto painamalla "Suorita".
Valmiin laskutussiirron löydät menemällä Raportointi -> Siirtotiedostot.
HUOM!
Siilo ottaa laskutettavaksi ainoastaan työvuorot joiden laskutus on tilassa "Laskutetaan".
Lomapäiväsiirto
Avaa lomapäiväsiirron valikko vasemmalla puolella olevasta linkistä. Tämän jälkeen valikko aukeaa samaan tilaan.
Valitse ajanjakso jolta lomat lasketaan. Tämän jälkeen valitse työntekijöiden tulosyksikkö, halutut työntekijät
tai työntekijäryhmä. Valintoja voit myös yhdistää. Kun oikeat valinnat on tehty, paina "Valmistele", jolloin
valmistellun siirron tiedot tulevat oikeaan kenttään. Valmisteltu lomapäiväsiirto vahvistetaan painamalla "Suorita",
jonka jälkeen siirto on näkyvissä ja ladattavissa välilehden "Siirtotiedostot" alla.
Palkkasiirto
Avaa palkkasiirron valikko valitsemalla "Uusi Excel palkkasiirto" Tiedonsiirrot -välilehden vasemmasta palkista.
Valitse ajanjakso jonka yli palkat lasketaan. Palkanmaksun voit rajata tulosyksikköön, työntekijään tai työntekijäryhmään.
Rajauksen valittuasi paina "Valmistele", jolloin Siilo etsii maksettavat palkat. Siilo kertoo maksettavien työvuorojen lukumäärän ja mahdolliset
virheet työvuorojen tiedoissa. Vahvista siirto valitsemalla "Suorita". Suoritettu siirtotiedosto löytyy välilehden "Siirtotiedostot" alta.
HUOM!
Siilo laskee maksettavaksi ainoastaan työvuoron jonka palkanmaksu on tilassa "Maksetaan".
Luodessasi tai muokatessasi työvuoroa voit työvuoron tiedoista suoraan merkitä työvuorolle prosenttialennuksen. Luodaksesi prosenttialennuksen
mene työvuoron tietojen välilehteen "Maksutiedot". Valitse "+ Uusi Prosenttialennus", johon kirjaa alennusprosentin määrä. Varmista, että "Aktiivinen" -täppä on
valittuna. Tämän jälkeen Siilo asettaa alennuksen automaattisesti voimaan.
